Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля

Если вы столкнулись с вопросом о том, как заполнять путевые листы в 2022 году, эта публикация ответит на них. Мы рассмотрим основные особенности задачи, а также те изменения, которые появились недавно, а потому требуют более пристального внимания.

Что представляет собой путевой лист и кто отвечает за его составление, заполнение

Путевым листом называют специальный документ, с помощью которого контролируется работа водителя, а также самого транспортного средства. Это необходимо для учета разных данных, которые еще пригодятся в работе организации. От информации, полученной из этого документа, зависит обоснование (либо подтверждение) разных расходов. Среди них:

• заработная плата и надбавки, положенные водителям;
• траты на горюче-смазочные материалы;
• вложения в покупку запасных частей, ремонты;
• затраты на оплату парковочных мест и т. д.

Если организация либо индивидуальный предприниматель используют машины для бизнеса или своих нужд, необходимо точно знать, как заполнять путевой лист, в чем особенности такой процедуры.

В каких случаях требуется документ

В новых правилах возникла некая путаница, потому что поменялась формулировка самого закона. Но суть его осталась прежней — еще с 2020 года. Путевые листы обязательно оформляются в том случае, если организация осуществляет транспортировку грузов, багажа, а также перевозку пассажиров. На пустые транспортные средства, даже если они находятся на балансе предприятия или в собственности ИП, это требование не распространяется.

Ответственный за заполнение путевого листа

Разбираясь, как правильно заполнять путевой лист, нужно определиться и с тем, кто будет ответственен за решение такой задачи. Уточним, что закон не предусматривает серьезных ограничений. То есть нет такого условия, что оформлением документа занимается исключительно водитель или только бухгалтер. Предполагается, что организация и ИП самостоятельно назначают уполномоченных лиц, которые будут нести за это ответственность. И уже эти работники занимаются заполнением бланков, контролем всей информации.

Время действия и сроки заполнения путевого листа

Поскольку это документ, у него есть свои правила. То, сколько действует путевой лист и когда он заполняется, зависит от особенностей рейсов. Если рейс или рейсы укладываются в рамки одного дня, то путевой лист заполняется перед первым выездом и действует как раз в течение этого самого дня. Но есть и другие ситуации, когда поездка слишком долгая, поэтому захватывает более длительный период. В таком случае путевой лист оформляется тоже до первого выезда, но действует уже дольше — столько календарных дней, сколько вмещается в долгую смену.

Разобраться с тем, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля по срокам, несложно. Логика в этой схеме предельно простая, заполнять по несколько листов на разные дни в рамках одной перевозки не требуется.

Какие изменения учитывают с 2022 года

Непосредственно в 2022 году дополнительные изменения в имеющиеся правила не вводились. Но они вступали в силу с начала 2021 года. Если какая-то организация только сейчас занялась подобным вопросом, есть большие риски путаницы. Обсудим перемены, актуальные с начала прошлого года. Тогда они коснулись четырех моментов.

Появление дополнительного реквизита

Речь идет о строчке “Сведения о перевозке” — причем реквизит относится к разряду обязательных, при заполнении его нельзя оставлять пустым. В этой строке указывается один из шести видов перевозки:

• грузов;
• пассажиров либо багажа при помощи легковых автомобилей такси;
• организованных групп детей;
• пассажиров и багажа по заказу;
• для собственных нужд;
• а также регулярная перевозка багажа и пассажиров.

Такое количество пунктов было добавлено по той причине, что раньше в бланке указывался один из трех типов перевозки — и этого было недостаточно, чтобы предоставить полную информацию об оказываемой услуге.

Указание развернутой информации о ТС (транспортом средстве)

До 2021 года в документе обозначали только модель и тип автомобиля. Но с новыми правилами требования к информации о транспортном средстве расширились. Теперь в соответствующем разделе дополнительно указываются марка ТС и, если есть, марка прицепа. В нем же пишутся показания одометра — причем как при выезде с территории парковки, так и при возвращении на нее после смены. Километры пробега указываются в полном формате. Вроде бы все то же самое, но до 2021 года сведения при заезде на парковку не были обязательными.

Изменения в отметке о техконтроле, медосмотре

Правила касаются не только того, кто должен заполнять путевой лист водителя, но и формулировок, которые разрешают выезд транспортному средству за пределы парковки. Если по технической части все хорошо, используется штамп “Выпуск на линию разрешен”.

Важно. После прохождения медосмотра предусмотрено сразу две отметки (одна из них). Первая касается предрейсового осмотра и предполагает, что водитель получил доступ к работе, а вторая относится к послерейсовому осмотру. В ней уже никакой допуск не указывается.

Возможность ведения регистрационного журнала в электронной форме

С 2021 года организация или ИП сами выбирают, как они будут вести журнал, в котором хранятся сведения о путевых листах. Можно использовать бумажный вариант, а можно — электронный. Во втором случае требуется завести специальную электронную подпись, с помощью которой уполномоченное лицо будет подписывать (то есть заверять) все внесенные сведения. Также нужно понимать, что электронный журнал может при необходимости распечатываться — например, для некоторых видов проверки. Важно, чтобы формат его ведения такую возможность изначально предусматривал.

Для бумажной книжки тоже есть свои правила — это прошнурованный и пронумерованный журнал, который исключает факт подмены данных.

Обязательные, дополнительные реквизиты — что должно быть в путевом листе

Обязательные реквизиты делятся на две группы: дающие право доступа ТС к эксплуатации и позволяющие использовать путевой лист для учета.

Для допуска техники к эксплуатации указываются:

• Название документа, его номер и вид транспорта, на который лист составляется.
• Срок действия документа. Он будет ограничивать время действия путевого листа.
• Сведения о перевозке — об этом пункте мы рассказали выше.
• Данные о владельце, собственнике ТС. Это все, что касается информации об организации либо ИП, включая ОГРН и ОГРНИП.
• Сведения о ТС. Это касается типа транспорта, модели и марки, номера, показаний одометра, времени последней техпроверки, а также даты, выезда со стоянки (возвращения на нее).
• Информация о водителе. В нее входят Ф. И. О., а также данные о медицинском осмотре. При использовании ТС разными водителями на каждого из них можно оформлять отдельный путевой лист. Медосмотр указывается свой для всех работников.

Перечисленные данные относятся непосредственно к вопросам эксплуатации. А чтобы путевой лист был учтен и имел юридическую силу, нужно заполнить другие сведения — это:

• название документа, дата составления;
• название субъекта, составившего путевой лист;
• содержание факта хозяйственной деятельности, а также величина его денежного измерения;
• должность лица, ответственного за оформление;
• подписи ответственных лиц со сведениями, которые позволяют их найти.

На личный транспорт, который был использован для рабочих нужд, тоже заполняются путевые листы.

Важно. Ответственное лицо может заполнять и дополнительные реквизиты. К ним относятся маршрут, расход топлива по заранее установленным нормам, а также его экономия либо перерасход (относительно установленных значений).

Инструкция, порядок заполнения путевого листа

Мы разобрались с тем, кто должен заполнять путевой лист, — остается только познакомиться с примерами. В интернете много готовых бланков, которые можно скачать, а также образцы, помогающие не допустить ошибок. По этим примерам вы легко заполните все поля — нужно только подставлять свои реквизиты и сведения.

Заключение

Даже при первом заполнении путевого листа особых проблем возникнуть не должно. Бланки, которые используются для этой задачи, уже содержат достаточное количество сведений, чтобы ответственное лицо не допускало ошибок. Достаточно следовать за образцом, последовательно вносить всю информацию — и дополнительных вопросов не будет. А если они и возникнут, можно посмотреть любой готовый документ и последовать его примеру. Заполнением путевых листов занимаются тысячи ИП и организаций, поэтому сведений по этому вопросу всегда достаточно — даже с учетом новых правил, которые вступили в силу с 2021 года.