Упаковочный лист: зачем нужен и как его оформлять

Упаковочный лист (он же packing list) — это документ, который сопровождает поставку. В этой статье мы разберемся, как должен выглядеть упаковочный лист, что в нем должно содержаться и как его правильно оформлять. Мы также разберем ситуации, когда он необходим, а когда поставка может обойтись без него.

Что такое упаковочный лист

Упаковочный лист — это документ, который прикладывается к каждой упаковке. В документе указывают важные сведения о содержании упаковки и ее характеристиках. Сюда входит описание коробок или паллет, количество штучного товара в каждой коробке, вес товара с коробкой и без нее и так далее. Проще говоря, упаковочный лист помогает получателю не вскрывая упаковку узнать, что и в каком количестве в ней содержится. Получив поставку с упаковочными листами, покупатель сразу понимает, по сколько товаров в каждой коробке, может быстро подсчитать и проверить количество привезенного товара.

Сверяться по упаковочному листу обычно удобнее, чем по накладной, особенно если в поставке несколько разновидностей товаров, упакованных вместе.

Единственный случай, когда без упаковочного листа не обойтись — это поставки через границу. Если вы отправляете товар за рубеж, то вам придется приложить к нему упаковочный лист. С ним будут знакомиться сотрудники таможни. В остальных случаях packing list — инициатива добровольная, но полезная, упрощающая работу всем участникам поставки.

Упаковочный лист не составляют, если отправляется сыпучий товар или продукты «навалом» без какой-либо внешней упаковки.

Что указывают в упаковочном листе

Упаковочный лист может оформляться в разных компаниях с некоторыми различиями, но его содержание обычно более-менее совпадает. Напоминаем, что этот документ составляется отдельно для каждой упаковки. Итак, в упаковочном листе обычно указывают следующие характеристики:

• Номер и дата документа. Каждый лист должен быть пронумерован внутри компании. Дата, которую ставят в упаковочном листе — это дата упаковки товара.
• Наименование компаний, между которыми происходит поставка. Обычно первым пишут название фирмы-поставщика, который составляет упаковочный лист, а после — компанию, которая принимает поставку. Обязательно нужно однозначно указывать, какая компания отправляет, а какая — принимает товар. Например, перед названием фирмы-покупателя можно указать «К:» или «Для:», чтобы было понятно, что она значится адресатом доставки.
• Адрес складов, между которыми будет производиться поставка. Как и в предыдущем случае, нужно указывать адреса так, чтобы было понятно, какая точка будет началом маршрута, а какая — концом. Можно указывать адреса сразу после названий фирм, чтобы было еще понятнее.
• Номер заказа, контракта, накладной или других документов, которые обуславливают эту поставку.
• Список наименований товаров в упаковке. Если есть артикулы — можно указать и их. Обязательно перечислите все виды товаров, даже если они различаются между собой, к примеру, только цветом.
• Вид упаковки. Это может быть коробка, паллет или другие упаковочные материалы. Желательно указать размеры упаковок.
• Количество товаров. В отличие от накладной, упаковочный лист указывает не только на общее количество товаров в поставке, но и на их количество в упаковке.
• Вес товара нетто и брутто в той упаковке, с которой он доставляется.
• Количество упаковок во всей поставке. Эту характеристику часто называют количеством товарных мест. На будущее просто запомните, что товарное место и упаковка (коробка, паллет) — это одно и то же.
• Номер конкретной упаковки, то есть номер места.
• Общий объем и вес поставки.
• Подписи ответственных лиц. В начинающих транспортных компаниях это может быть директор, в более крупных — сотрудники склада и экспедиторы.

Этот список — лишь ориентир. Вы можете не указывать одну или несколько характеристик, перечисленных выше, или добавить какие-либо свои, эксклюзивные для вашего товара характеристики в упаковочном листе. Главное, чтобы лист доносил до получателя важную информацию, которая упрощает поставку и контроль над ней.

Правила составления упаковочного листа

Упаковочный лист не имеет регламентированной формы — компания вправе составлять этот документ так, как посчитает нужным. Можно разработать собственную форму упаковочного листа, а можно воспользоваться уже готовыми шаблонами, которых полно в интернете. Какую бы форму вы ни выбрали, позаботьтесь о том, чтобы все упаковочные листы были оформлены одинаково. Разнородные документы не помогут приемщику, а только запутают его!

В идеале, конечно, стоит разработать упаковочный лист под собственную продукцию. Найденные в открытом доступе формы могут не учитывать особенностей вашего товара и упаковок.

Ниже представлен пример упаковочного листа, который описывает поставку одного товара в коробке. В документе указаны наименования компаний, адрес доставки, номер накладной, тип упаковки, количество товарных мест, наименование товара, вес нетто и брутто. Документ подтвержден подписями сотрудников, ответственных за эту поставку.

Наиболее распространен подобный «скелет» упаковочного листа:

1. В шапке документа указывают наименование компании-поставщика и ее адрес, номер упаковочного листа.
2. Далее идут наименование и адрес компании-покупателя и номера документов, которые обуславливают поставку.
3. Ниже пишут тип упаковки и ее характеристики (в том числе размер), а также количество товарных мест и номер этой коробки.
4. Затем следует таблица с перечислением товаров, которые содержатся в упаковке.
5. Общий вес можно указать в таблице как сумму перечисленных товаров, а можно указать под таблицей.
6. В конце документа — подписи и дата.

Правила оформления упаковочного листа

Перечислим основные правила, которые помогут вам хорошо заполнить упаковочный лист:

• Никогда не указывайте в упаковочном листе цену груза. Для этого есть другой документ — счет-фактура (он же инвойс). Packing list находится на виду, и случайный человек (в том числе мошенник) не должен из-за этого узнавать стоимость товаров.
• Крепите упаковочный лист сверху каждой упаковки, чтобы приемщику было проще обнаружить документ.
• Обязательно указывайте адрес доставки. Адрес отправления не так важен.
• Пишите сведения о компании-отправителе в самом начале листа.
• Не допускайте помарок, не исправляйте опечатки ручкой или маркером. Вместо этого лучше распечатать новый лист.
• Оформлять упаковочные листы принято на бумаге формата А4.
• Печать при оформлении упаковочного листа необязательна, а вот «живая» подпись нужна.
• Оформляйте упаковочный лист в двух экземплярах, и один оставляйте у компании-отправителя.

Заключение

Поставки внутри страны не обязывают поставщика оформлять упаковочный лист. Но этот документ помогает и самому поставщику контролировать наполнение грузовика, и приемщику быстрее все проверить, и экспедитору — прикинуть расход топлива на поездку. Оформление упаковочного листа — это признак хорошего тона для транспортных и логистических компаний.